Come tenere la contabilità di un negozio: guida pratica e strumenti utili
Gestire un negozio non significa solo vendere. La contabilità ha infatti un ruolo determinante nel risultato finale della gestione dell’attività commerciale: entrate, uscite, margini, obblighi fiscali, richiedono un sistema chiaro e organizzato, diversamente è molto difficile avere il polso della situazione.
In questa guida scoprirai come tenere la contabilità di un negozio, quali sono gli adempimenti necessari e quali invece gli strumenti che ti aiutano a semplificare il lavoro quotidiano.
Alla fine troverai una checklist operativa e una soluzione pratica per gestire tutto in modo automatico con un gestionale negozi come iKYBER.
Indice dei contenuti
- Cos’è la contabilità negozio e perchè è importante
- Adempimenti e obblighi fiscali
- I rischi di una cattiva gestione contabile
- Come organizzare la contabilità quotidiana di un negozio
- Strumenti per semplificare la contabilità
- I vantaggi di una contabilità ben gestita
- Errori comuni nella contabilità di un negozio
- La tua checklist: contabilità di un negozio senza stress
Cos'è la contabilità negozio e perchè è importante
La contabilità di un negozio è l’insieme delle attività che permettono di registrare entrate e uscite, monitorare i flussi di cassa e rispettare gli obblighi fiscali.
Una gestiona contabile ben fatta consente al negozio di:
- avere la situazione finanziaria sempre sotto controllo
- ottimizzare le spese
- pianificare gli investimenti
- rispettare le normative fiscali
Adempimenti e obblighi fiscali
Ogni negozio è tenuto a rispettare degli obblighi fiscali.
Questi impegni variano a seconda della forma giuridica (come ditta individuale, società di persone, s.n.s., s.a.s. o società di capitali, come s.r.l.) e del regime fiscale in cui rientra.
Tra i principali troviamo:
- Registri IVA (vendite e acquisti)
- Emissione e conservazione delle fatture elettroniche
- Corrispettivi giornalieri da inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate
- Dichiarazioni fiscali periodiche
Alcuni di questi obblighi, come per esempio le dichiarazioni fiscali periodiche, vengono solitamente affidati ad un professionista, altri invece, come per esempio l’invio telematico dei corrispettivi giornalieri, rimangono a carico del negozio.
Tenere la contabilità di un negozio tuttavia non si limita agli adempimenti fiscali. Ci sono una serie di attività contabili molto spesso sottovalutate, proprio perchè non obbligatorie, che se trascurate possono compromettere il successo dell’attività.
I rischi di una cattiva gestione contabile per un negozio
Non gestire bene la contabilità di un negozio non significa solo non avere il controllo di quello che succede all’interno della propria attività, ma esporsi a rischi concreti.
La mancanza di liquidità è l’inizio delle problematiche: non si riesce più a pagare fornitori, dipendenti, tasse. Il magazzino diventa obsoleto e la merce scarseggia, i clienti, anche i più fidelizzati, iniziano ad acquiare altrove.
Come organizzare la contabilità quotidiana di un negozio
Le attività fondamentali da effettuare per tenere una buona contabilità negozio sono:
- Registrare incassi e pagamenti
- Monitorare scorte e magazzino
- Controllare le spese mensili
- Verificare i margini di guadagno
Strumenti per semplificare la contabilità
L’affidamento completo della contabilità al commercialista, così come la gestione del magazzino con Excel, metodi tradizionalmente molto diffusi tra i negozianti, nella nuova gestione retail non sono più sufficienti.
Il commercio tradizionale ha infatti lasciato il posto a un modo di fare acquisti che ha completamenre rivoluzionato il retail.
Le sfide per il commerciante di oggi sono sempre più ardue e per superarle è fondamentale avere un controllo completo in ogni fase dell’attività, dalla gestione degli ordini al magazzino logistica, solo così si riesce a rimanere competitivi sul mercato.
Per questo affidarsi a strumenti moderni e all’avanguardia non è più un’opzione, ma una necessità.
Un software contabilità come iKYBER ti permette di avere il pieno controllo della tua attività e di affrontare le nuove sfide del mercato con fiducia e sicurezza.
Per iKYBER puoi:
- Inviare in automatico i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate
- Automatizzare i carichi e gli scarichi di magazzino, così da avere una visione sempre aggiornata in tempo reale della merce in magazzino e del suo valore
- Emettere e conservare le fatture elettroniche oltre che gestire tutti i documenti fiscali e non fiscali, come gli ordini a fornitore
- Integrare contabilità e magazzino, con scadenzario fornitori precompilato
- Avere report e statistiche aggiornate in tempo reale
- Ridurre tutti gli errori manuali con un risparmio di tempo sulle attività automatizzate pari al 70%.
I vantaggi di una contabilità ben gestita
Parola d’ordine: semplificare, automatizzare, controllare!
Errori comuni nella contabilità di un negozio
- Non integrare la contabilità con il magazzino
- Non registrare entrate e uscite
- Non avere un’idea del valore del magazzino
- Utilizzare fogli di calcolo con il rischio di errori
La tua checklist: contabilità di un negozio senza stress
Abbiamo realizzato per te una checklist da tenere sempre a portata di mano!
Le cose da non fare assolutamente:
- Corrispettivi incompleti
- Fatture elettroniche in ritardo
- Magazzino fuori controllo
- Prezzi decisi senza analisi dei costi
- Solo commercialista senza gestione interna
- Ordinativi merce a sensazione
- Nessuna statistica anche previsionale
- Nessun controllo del flusso di cassa
- Tutto su Excel o a memoria
- Magazzino con collegato con la contabilità
- Assenza di scadenzario fornitori
Più spunte = più rischi.
Con un gestionale riduci gli errori e aumenti i tuoi guadagni!
Tenere la contabilità di un negozio non deve essere complicato.
Con gli strumenti giusti puoi avere sempre tutto sotto controllo e prendere decisioni strategiche, senza trascurare le vendite.
Scopri come iKYBER ti aiuta a gestire contabilità, vendite e magazzino in modo semplice e veloce.
Cosa dicono i nostri clienti
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Sono ormai 3 anni che lavoro con IKYBER.
Non sono uno che lascia recensioni facilmente, ma per loro la faccio volentieri... anche solo per il fatto che mi sopportano da 3 anni. E fidatevi, non sono un cliente semplice.
Vengo dal mondo dei … leggi tutto sistemisti, che con quello dei programmatori a volte va un po’ a cozzare – di solito sempre per colpa loro… hahahahaha 🙂 – quindi potete immaginare le richieste e le puntualizzazioni che ho fatto nel tempo.
Il bello è che non solo mi hanno sopportato, ma hanno anche accolto (quasi tutte..non diciamo tutte se no poi si gasano troppo) le mie richieste, anche quelle un po’ “rompiscatole” (tutte così). Con calma, certo, ma siamo arrivati ad avere qualcosa che – secondo me – è difficile trovare in giro, soprattutto se ci mettiamo dentro la loro pazienza e la voglia di crescere.
Quando gli ho messo davanti la richiesta un po' osé: ricevere gli ordini da Prestashop, dividerli con un click per filiale, rigenerare le fatture e allegare i documenti richiesti dal Monopolio, sembrava una roba da mandarmi a quel paese.
Invece... ci sono riusciti.
E poi, quando hai due siti vecchi da aggiornare con un sistema nuovo (pensato logicamente per siti moderni e ben strutturati sul gestionale), e riescono a far funzionare tutto, beh… quello è segno di umiltà e duttilità lavorativa.
Cosa vuoi di più?
Gestire tanti negozi, star dietro al Monopolio e ai suoi moduli, aggiornare i siti, sistemare i DDT in modo che siano in linea con le normative che cambiano, seguire l’espansione aziendale con richieste personalizzate per semplificare e snellire il lavoro... tutto questo non è banale.
Eppure, IKYBER c’è stato – e non è finita! Hahahaha 🙂
Sì, qualcosa manca ancora (ovvio, se no che cliente rompiscatole sarei?), ma ci siamo quasi. Anche chi odia la burocrazia, o non sa usare bene – o odia – il PC, potrà usare un gestionale fatto veramente bene (a mio giudizio).
Benone!
E sappiate che non finisce qui… ora mando qualche altra mail di supporto! 🙂 -
Dopo aver provato diversi gestionali, alcuni dei quali ci hanno veramente deluso, siamo finalmente riusciti a trovare la soluzione perfetta con IKYBER.
iKYBER ci ha colpito subito per la sua semplicità e flessibilità. Ci consente di … leggi tutto gestire le vendite, il magazzino con migliaia di articoli, i listini personalizzati e le fidelity card, oltre alla fatturazione e a tutte le attività gestionali.
Ma ciò che ha davvero fatto la differenza è il supporto che abbiamo ricevuto. Qui voglio esprimere un ringraziamento particolare a Michele, che è stato una risorsa preziosa durante tutto il nostro percorso iniziale con IKYBER per ogni dubbio o richiesta.
Non solo ha risolto ogni nostro problema tecnico con rapidità e professionalità, ma ha anche dedicato tempo a guidarci nelle varie funzionalità, mostrando una pazienza e una competenza rare.
iKYBER ha trasformato il nostro modo di lavorare. Possiamo finalmente dire che abbiamo trovato il gestionale che cercavamo da tempo e lo consiglio a tutti i commercianti che vogliono semplificare la gestione della loro attività. -
Da molti anni utilizziamo il gestionale ikyber per il nostro negozio il pantofolaio è non potremmo essere più soddisfatti della nostra scelta.Questo strumento si è dimostrato indispensabile per la gestione quotidiana delle nostre operazioni,consentendoci … leggi tutto di mantenere un controllo preciso e puntuale su vendite,inventario.Software semplice e intuitivo,supporto clienti pronto a risolvere qualsiasi problema con tempestività e professionalità. -
Ciao a tutti, sono Cristiano Gatti, gestisco sette negozi di articoli per lo svapo nelle province di Massa-Carrara e La Spezia. Sono nel settore da diversi anni e desidero condividere la mia esperienza.Gestire tanti punti vendita e il magazzino … leggi tutto fiscale non è mai stato semplice. Tra spostare le merci, tener traccia delle scorte e preparare i report per il monopolio dello stato, mi sono ritrovato spesso sopraffatto e preoccupato per possibili errori.Dopo anni di agonia ho cercato diversi programmi per la gestione dei negozi nonchè del magazzinoDopo 2 poco simpatiche esperienze e prove di vari software ben pubblicizzati online,mi son imbattutto sul sito di IKYBER .Parlo subito molto chiaramente con la persona che mi mostra il software in videochiamata. Dopo un attenta visione del programma (una demo) metto in evidenzaciò che a me serve.Son abbastanza esigente non perchè son noioso ma perchè conosco cosa mi serve.Ovviamente la fiducia è stata data quasi da subito e senza che faccio perdere tempo ai lettori, dopo 1 annoposso affermare quanto segue- server migliorabile- assistenza 9- pazienza ma soprattutto amore per il proprio lavoro 10+- programma, alcune cosette da toccare per diventare a mio banale giudizio il migliore sul mercato,sempre che uno abbia le mie eisegnze… ovviamente.Se uno deve fare-gestione magazzino (MULTI MAGAZZINO) con verifica accurata di qualsiasi movimento (vendite al banco, ddt, trasferimento tra filiali, verifica continua delle giacenze, statsistiche precise, export dati in excel per elaborarli a proprio piacimento- gestione articoli (aggiornamento articoli, verifica prezzi, carico e scarico forzato)- gestione delle tessere fidelity 9.5-import veloci di articoli nuovi con una risposta immediata-shop negozio al banco da sistemare un po'. Meno bello visivamente di altri ma fa il suo lavoro al 100%. Voto 7.5 (media tra modernità e funzionalità)Ne ho visti, ne ho provati ma mi sento fortunato che quel giorno son capitato su quel sito e ho accettato di fare la demo. Forse perché il loro amore e la capacità di capire chi han davanti li ha portati in 1 anno a migliorare ancor di più il programmaAzienda da averla come partner sicuramente.BRAVI!A chi possiede una realtà simile alla mia, consiglio vivamente di provare iKYBER. È uno strumento che fa davvero la differenza e semplifica la gestione quotidiana dei negozi. -
Questo software è la soluzione definitiva!!!!Sono 25 anni che vendo prodotti per cani e gatti e lo consiglio a mani basse a tutti quelli che operano nel mio stesso settore.Sono sempre stato molto pignolo nello scegliere software per il … leggi tutto mio negozio, ne ho cambiati un casino ma da quando uso ikyber ( da 10 anni mi pare ) non ho mai avuto un problema!!Poi il servizio di assistenza eccezionale .Che altro vi serve? Non posso scrivere tutto quindi provate la demo… e basta. Poi ve ne accorgerete!! -
Molto professionali, disponibili e seri. Sono anni che utilizzo il loro gestionale senza problemi. Consiglio a chiunque abbia bisogno dei loro servizi di affidarsi senza dubbi. -
Programma top, innumerevoli possibilità per riuscire a lavorare bene e staff cortese ed efficiente al massimo.
Michele unico! -
Ho il piacere di utilizzare Ikyber e devo dire che è un'esperienza fantastica! La piattaforma è estremamente intuitiva e facile da navigare, il che rende l'interazione davvero piacevole. La varietà di funzionalità offerte è impressionante … leggi tutto e si adattano perfettamente alle mie esigenze.
In particolare, ho apprezzato la qualità del supporto clienti: sono sempre disponibili e pronti ad aiutarti e fornirti una soluzione per qualsiasi problema e richiesta.
Non 5 ma 6 stelle -
iKYBER è molto più di un software: è un'azienda fatta di persone competenti, sempre disponibili e soprattutto propense all'ascolto e alla conoscenze delle problematiche/necessità dell'azienda al fine di proporre sempre una … leggi tutto soluzione efficiente. Grazie al team di iKYBER, la mia azienda riesce a gestire oltre 50 magazzini diversi e oltre 20 punti vendita! Assolutamente consigliato!!!!!!
Domande frequenti su iKYBER
Quando si decide di cambiare gestionale negozio, o di adottarne uno per la prima volta, è naturale porsi delle domande. La scelta è importante ed è giusto partire con il piede giusto. Noi siamo qui anche per questo, per rispondere a ogni tuo quesito.
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