Magazzino logistica: la guida completa per ottimizzare la tua attività
Le Strategie e gli Strumenti Essenziali per un Magazzino Logistica Efficiente
La logistica di magazzino è un’attività che riguarda molteplici tipologie di aziende: produzione, commercio all’ingrosso e al dettaglio, e-commerce, aziende che forniscono servizio di deposito e trasporto per conto terzi.
Generalmente per semplificare le attività di logistica un’impresa utilizza un gestionale magazzino con gestione logistica integrato, mentre nel caso di vendita on line su ecommerce, è più appropriato l’utilizzo di un gestionale per e commerce.
L’impiego della tecnologia in questo tipo di attività è molto importante, in quanto essendo il magazzino logistica l’area dove avvengono tutte le attività relative alla gestione della merce, fare una buona gestione senza l’ausilio di uno strumento adeguato non garantisce risultati ottimali.
Le attività principali di un magazzino logistica
Le attività principali di un magazzino logistica sono:
- Stoccaggio della merce, ossia la collocazione della merce all’interno del magazzino. È molto importante che i prodotti siano conservati nel migliore dei modi in un ambiente adeguato e che siano posizionati secondo dei parametri ben precisi, come il volume, la frequenza di uscita dal magazzino, la deteriorabilità e così via.
- Ricezione della merce. Al momento del ricevimento della merce è fondamentale registrate tutti i prodotti in entrata con un corretto carico di magazzino, verificarne l’integrità e la corrispondenza tra merce attesa e merce ricevuta.
- Movimentazione interna: questa attività si rende necessatia per ottimizzare gli spazi e per rendere più agevole la preparazione della merce per la ricezione e la distribuzione.
- Preparazione degli ordini. L’attività di picking prevede il prelievo della merce, l’imballaggio e la preparazione per la spedizione.
- Stampa delle etichette per la spedizione e del segnacollo.
- Prenotazione della presa per lo spedizioniere che può essere un corriere o il reparto designato all’interno dell’azienda stessa.
- Spedizione: carico della merce sul mezzo di trasporto o collocazione della stessa nell’area riservata al trasportatore. Preparazione dei documenti relativi alla spedizione, come il documento di trasporto (ddt), la fattura accompagnatoria o la ricevuta.
- Scarico dei prodotti uscenti per mantenere allineate le disponibilità di magazzino.
- Gestione inventario magazzino: il controllo periodico della quantità di merce disponibile per evitare esuberi o rotture di stock.
Le 5 Strategie Chiave per un Magazzino Logistica Efficiente ed Efficace
Poichè come abbiamo visto le attività logistiche che avvengono nella gestione magazzino sono molteplici, una corretta pianificazione, una buona strategia e la scelta della tecnologia più adeguata alla propria realtà, sono fondamentali per ottimizzare i tempi, ridurre i costi e fornire un servizio che soddisfi le aspettative dei clienti.
Pianificazione
Per mettere in atto una buona pianificazione strategica si parte senza dubbi dall’analisi delle caratteristiche della merce: volume, rotazione, deteriorabilità, stagionalità e così via.
Di seguito si procede con il layout del magazzino, posizionando i prodotti a seconda appunto delle caratteristiche e della rotazione. Posizioneremo quindi la merce fragile in zone maggiormente protette, i prodotti che hanno più movimentazione saranno collocati in zone più comode, i grossi volumi in aree con poco passaggio e così via.
Il monitoraggio costante della merce in magazzino è il punto successivo. Un controllo costante è fondamentale, sia in relazione alle giacenze, sia in relazione alle condizioni di integrità. Soprattutto se si trattano prodotti con scadenza la tracciabilità è fondamentale, così come in caso di prodotti deteriorabili è opportuno verificare lo stato di conservazione.
Per evitare rotture di stock con conseguente disservizio ai clienti o eccessivi sovracarichi di magazzino è importante elaborare una previsione della domanda analizzando i dati storici e facendo delle proiezioni.
Creazione di piani di continuità operativa
Un magazzino logistica efficiente prevede dei piani di continuità operativa che garantiscano una condotta efficace anche in casi di emergenza.
Le situazioni di emergenza più comuni sono quelli relative ai ritardi delle forniture, a incrementi imprevisti di domanda, a eventi climatici, situazioni esterne sfavorevoli in generale.
La creazione di un piano di continuità operativa prevede prevalentemente:
- La gestione di scorte di sicurezza, soprattutto per i prodotti maggiormente richiesti
- L’individuazione di fornitori secondari
- La predisposizione di spazi di stoccaggio supplementari qualora si rendesse necessario avere delle maggiori quantità di merce per sopperire alla domanda.
Perchè un piano di continuità operativa possa essere messo in pratica è opportuno infine creare delle procedure da mettere in atto in caso di emergenza, stabilire dei ruoli e formare il personale.
Definizione degli obiettivi
Definire degli obiettivi è fondamentale per qualsiasi attività e quindi anche nella gestione magazzini e logistica.
Dei buoni obiettivi devono essere raggiungibili, realistici e misurabili in un determinato periodo. Porsi degli obiettivi ambiziosi ma non oggettivi non porta ad alcun risultato.
Gli obiettivi principali su cui lavorare nella gestione di un magazzino logistica sono:
- Riduzione dei tempi di evazione degli ordini soprattutto se parliamo di magazzino logistica di ecommerce
- Perfezionamento dell’attività di prelievo e preparazione degli ordini che deve avere errori pari a zero
- Ottimizzazione massima dello spazio di stoccaggio.
Per monitorare i progressi e misurare i risultati degli obiettivi è fondamentale stabilire delle KPI, (Key Performance Indicator), ossia delle metriche che indicano il grado di raggiungimento dell’obiettivo.
Gestione del personale
Poichè le attività all’interno di un magazzino logistica sono veramente tante è opportuna una buona gestione del personale che prevede:
- Ruoli e compiti
- Formazione
- Pianificazione dei turni
- Coinvolgimento e motivazione
Può sembrare banale ma come in tutte le attività dove è previsto l’impiego di personale sono le persone stesse a fare la differenza. È molto importante creare un ambiente di lavoro con un clima sereno che incentivi il lavoro di squadra con coinvolgimento negli obiettivi aziendali anche con piccoli riconoscimenti.
Utilizzo della tecnologia appropriata
L’utilizzo della tecnologia appropriata nella gestione logistica di un magazzino è fondamentale. L’obiettivo di un software infatti è quello di ottimizzare le procedure, massimizzare i risultati e ridurre i costi.
Un gestionale magazzino cloud oggi è la soluzione ideale per qualsiasi azienda che gestisce magazzino e fatturazione con la garanzia di un inventario sempre aggiornato in tempo reale. Un programma magazzino carico e scarico in cloud infatti, consente un monitoraggio costante grazie allo scambio dati continuo, con informazioni sempre a disposizione su qualsiasi dispositivo, anche mobile, da qualsiasi luogo.
La tecnologia barcode e quella RFID inoltre velocizzano tutte le attività, dal carico di magazzino al picking fino al controllo e monitoraggio.
Come iKYBER può aiutarti nel magazzino logistica della tua attività retail
iKYBER è il gestionale logistica ideale per aziende retail di qualsiasi settore.
Semplice e intuitivo, grazie alla tecnologia cloud abbinata a quella RFID e barcode, iKYBER ti consente di ottimizzare qualsiasi operazione, aumentando l’efficienza e la produttività del tuo magazzino.
Gestione giacenze e sottoscorta
Grazie ad un potente incrocio di dati iKYBER ti da l’esatta indicazione di quali sono i prodotti e le giuste quantità da riassortire.
Indice di rotazione, stagionalità, storico delle vendite, tempo previsionale delle scorte, tempi di consegna del fornitore, budget a disposizione, sono tutti elementi che incrociati tra di loro garantiscono la soddisfazione delle scorte per il periodo previsionale.
Riassortimenti automatici
iKYBER gestisce i riassortimenti in modo automatico.
Nel caso di magazzino con più punti vendita, il documento di trasferimento merce viene generato in autonomatico a cadenza regolare prestabilita.
Per il magazziniere sarà sufficiente preparare la merce indicata nel documento di trasporto già precompilato, che ovviamente potrà essere modificato anche manualmente.
Gestione magazzino con codice a barre
A ogni prodotto può essere associato più di un barcode.
Questo consente di gestire separatamente lo stesso articolo nel caso in cui il produttore/fornitore cambi il codice in fase di riassortimento.
Il codice a barre inoltre viene stampato su tutti i documenti emessi. È sufficiente quindi leggere il codice con un semplice lettore di codice a barre per richiamare a video il documento, ed effettuare le operazioni desiderate.
Carico magazzino da fattura fornitore
Tutte le fatture fornitore vengono ricevute direttamente in iKYBER.
È sufficiente verificare la correttezza dei dati e chiudere il documento. La chiusura genera in automatico eventuali articoli non presenti in anagrafica e contemporaneamente aggiorna le giacenze di magazzino di tutti i prodotti presenti in fattura. In caso di anomalie di prezzi e quantità è possibile effettuare le dovute modifiche.
Packing list ed evazione ordini
Ottimizzare e semplificare il magazzino retail è l’obiettivo del software magazzino iKYBER.
Ecco perchè oltre alle attività di gestione e controllo, le funzionalità dedicate alla preparazione dei pacchi e alle loro spedizioni sono state sviluppate con molta attenzione.
Dalla picking list, all’elaborazione degli ordini, fino alla consegna al corriere. La possibilità di inviare il documento di trasporto via email al cliente, consente di mantenere un contatto costante e sempre aggiornato.
iKYBER è interfacciato con i corrieri che operano nel territorio nazionale ed estero, come BRT, per l’automazione di tutti i processi di spedizione e tracking.
App gestionale magazzino
Con l’app magazzino Android la gestione inventario magazzino è veloce e precisa.
Completamente integrata nel gestionale magazzino iKYBER, l’app consente di effettuare tutte le operazioni in mobilità, con trasmissione diretta dei dati al gestionale.
La stima di riordino automatica in fase di compilazione del documento di ordine a fornitore, permette di fare il riassortimento articoli in funzione del venduto e in relazione al sottoscorta prestabilito.
Mostra differenze merce ricevuta
L’esclusiva funzionalità del “Mostra Differenze”, posiziona iKYBER tra i programmi gestione magazzino più evoluti sul mercato.
Questa funzione infatti evidenzia le differenze tra la quantità di merce ordinata e quella realmente ricevuta, per quantità, tipologia di prodotto e prezzo.
Un sistema di tracking consente di individuare a colpo d’occhio eventuali documenti che portano anomalie.
Con un semplice click è possibile fare lo stralcio d’ordine per difetto sulla quantità ricevuta, o un documento di reso in caso di esubero di consegne o prodotti non richiesti.
I benefici dell'utilizzo del gestionale iKYBER
Grazie agli automatismi e alla semplicità d’uso i benefici derivanti dall’utilizzo di iKYBER nella gestione magazzino negozio sono innumerevoli.
Miglioramento dell'efficienza operativa, grazie agli automatismi e alla semplificazione di tutte le attività
Notevole risparmio economico, grazie al minuzioso e costante controllo di tutte le attività e relativi risultati
Miglioramento della soddisfazione dei cliente grazie al servizio clienti efficiente
Ottimizzazione degli acquisti e della gestione magazzino con notevole riduzione di sprechi e di costi inutili
“…un software che ha davvero rivoluzionato il mio modo di lavorare. Questo portale mi ha dato il controllo completo del negozio, rendendo tutto molto più semplice e veloce.” “Grazie a iKYBER Portal, posso tenere d’occhio i margini tra acquisti e vendite, fidelizzare i clienti con le fidelity card e l’app, integrare il tutto con il nostro CRM e il marketing tramite email. È come avere un assistente personale che lavora con me…”
Livio Vogliotti Bio & Bau
Le integrazioni di iKYBER
iKYBER è un gestionale semplice ma potente che racchiude nella sua suite una serie di moduli studiati appositamente per la gestione completa del retail.
Software per cassa
iKYBER è il gestionale vendite con il software per la cassa integrato che semplifica e velocizza le vendite.
Integrato con:
- Registratori telematici per l’emissione diretta dei documenti di vendita
- Sistemi POS per i pagamenti elettronici
- Lettori barcode di qualsiasi tipologia
- Bilance per la vendita a peso
- Cassetti rendiresto
- Etichette Elettroniche
- Barriere contapersone
Software catene di negozi
Ideale per catene di negozi sia di proprietà che in franchising per una gestione centralizzata con scambio dati in tempo reale.
App Fidelity Card
App personalizzabile con logo e colori del tuo brand che i tuoi clienti possono scaricare in Apple Store e Google Play per avere un filo diretto con ognuno di loro.
Integrazione con e-commerce
iKYBER è integrato con le maggiori piattaforme e-commerce: Prestashop, Woocommerce, Shopify per una gestione centralizzata di magazzino e vendite off line e on line.
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Domande frequenti su iKYBER
Quando si decide di cambiare gestionale negozio, o di adottarne uno per la prima volta, è naturale porsi delle domande. La scelta è importante ed è giusto partire con il piede giusto. Noi siamo qui anche per questo, per rispondere a ogni tuo quesito.
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