Come Creare un Programma Gestionale
Dall'Idea alla Realtà: Guida Pratica per creare un gestionale
Pensare di gestire un’attività commerciale come un negozio, senza un programma gestionale, oggi come oggi è abbastanza impensabile.
Un gestionale attività infatti consente di ottimizzare i tempi, eliminare gli errori manuali, avere il controllo completo di tutta l’azienda: dalle scorte alle vendite, dai clienti alla contabilità.
Ma come creare un programma gestionale da zero?
Le fasi coinvolte nei progetti di sviluppo e creazione gestionali sono molteplici. Dall’idea alla realizzazione gli ostacoli e le complessità sono all’ordine del giorno.
In questa guida completa vedremo insieme come superare ogni difficoltà.
Un percorso molto utile non solo per realizzare il proprio gestionale, ma anche per fare delle scelte più consapevoli se si decide di affidare lo sviluppo a dei professionisti, o più semplicemente si opta per un gestionale negozi presente sul mercato.
Indice dei contenuti
Step 1 – Analisi e Progettazione: Cosa deve fare il nostro gestionale?
Step 2 – Progettazione Tecnica: Costruiamo le Fondamenta
Step 3 – Scrittura del Codice: Diamo Vita al Progetto
Step 4 – Test del Software – Assicuriamoci che Tutto Funzioni
Step 5 – Lancio del Software – Procediamo con il Rilascio
La Grande Decisione: Fai da Te, Affidarsi a Esperti o Usare Soluzioni Pronte?
Semplifica le Gestione del Tuo Negozio con iKYBER
Sei pronto per iniziare a gestire il tuo negozio con un programma evoluto?
Step 1 - Analisi e Progettazione: Cosa deve fare il nostro gestionale?
Prima di entrare nel vivo del codice, quando si vuole creare un programma gestionale è indispensabile fare una analisi delle esigenze e relativa progettazione.
Le fasi da seguire sono le seguenti.
Stabilire lo Scopo del Programma
Questa fase prevede il coinvolgimento di tutti i reparti interessati nel progetto. Si raccolgono tutte le esigenze e si documentano.
Le domande a cui dare risposta in questa fase sono:
- Cosa deve fare esattamente il programma?
- Quali sono i problemi specifici dell’attività che il software dovrà risolvere?
- Chi saranno gli utilizzatori e i reparti coinvolti. Nel caso di un negozio per esempio le aree coinvolte saranno magazzino, casse, vendite, marketing, vendite online?
- Quali benefici e vantaggi dovrà portare all’attività?
La creazione di un documento di analisi condiviso tra tutti gli interessati consente di avere il ciclo completo del funzionamento e non lasciare nulla all’interpretazione.
Identificare le Funzionalità Specifiche
Stabilito lo scopo del programma si passa all’identificazione delle funzionalità specifiche.
Nel caso specifico della gestione negozio per esempio, le funzionalità specifiche che il gestionale dovrà avere sono:
- Gestione del magazzino con carico e scarico, scorte minime, inventario, valorizzazione
- Gestione ordini a fornitore con storico acquisti
- Anagrafiche clienti e fornitori
- Gestione cassa e pagamenti
- Analisi, statistiche e report di varia natura
- Gestione fidelity card e promozioni
- Gestione vendita online in caso di ecommerce
Pianificazione della Struttura
È fondamentale considerare che le attività di un’azienda sono strettamente collegate tra di loro. Questo significa che la funzionalità di un reparto influenza anche passivamente quelle degli altri e se non bene progettata può creare delle ripercussioni a cascata.
Per esempio la vendita di un prodotto in cassa andrà a scaricare il magazzino, genererà un documento di vendita che dovrà essere contabilizzato in amministrazione, e creerà il fabbisogno per un riordino.
Interfaccia Utente e Esperienza Utente
Interfaccia utente (UI) e esperienza utente (UX) sono fondamentali per sfruttare il gestionale in tutto il suo potenziale, ma non solo.
Chiunque si trovi ad utilizzare il gestionale non deve avere bisogno di mesi di formazione, pertanto è fondamentale che il layout grafico sia semplice e che le funzionalità siano intuitive.
Step 2 - Progettazione Tecnica: Costruiamo le Fondamenta
In fase di analisi abbiamo visto:
- Cosa deve fare il gestionale
- Perchè lo deve fare
Iniziamo ad entrare nel vivo della questione ponendoci ora la domanda chiave:
Come lo deve fare?
La fase di progettazione tecnica che vedremo ora traduce l’analisi in progetto per poi trasformarsi in scrittura del codice.
Vediamo le fasi della progettazione tecnica.
Progettazione dell'Architettura del Software
Un pò come l’architetto progetta le fondamenta di una struttura edilizia, così il programmatore progetta le fondamenta del gestionale.
Un gestionale ben strutturato ha la garanzia di essere: robusto, scalabile e facile da mantenere aggiornato.
La struttura generale del sistema stabilisce i diversi moduli, come comunicheranno tra di loro e come le varie attività andranno ad impattare l’una sull’altra.
La progettazione si divide in 2:
- Progettazione ad Alto Livello che definisce la macro struttura
- Progettazione a Basso Livello che definisce nel dettaglio ogni funzionalità
Disegno del Database
Tutto parte dal database, il contenitore di tutti i dati presenti nel gestionale: prodotti, vendite clienti etc.
In questa fase quindi si decide come strutturare i dati:
- Le tabelle
- I dati per ogni tabella
- Le relazione tra le diverse tabelle
Nel caso del nostro gestionale negozio avremo per esempio:
La tabella prodotti
La tabella clienti
La tabella vendite
E così via
Il campo codice prodotto
Il campo nome
Il campo prezzo
E così via
Fatto questro dovremo stabilire come collegare per esempio la vendita a un cliente e ai prodotti venduti.
Scelta del Linguaggio di Programmazione
Contemporaneamente alla progettazione tecnica del database si procede con la scelta delle tecnologie.
La scelta tecnologica è subortinata agli obiettivi del progetto. È fondamentale infatti considerare le performance che il gestionale deve avere, tenendo conto anche di eventuali esigenze future che potranno richiedere implementazioni del software.
Le tecnologie da scegliere riguarderanno i seguenti punti:
-
Linguaggio di programmazione
La scelta è molto ampia e la decisione deve essere presa in funzione delle esigenze del progetto, della piattaforma di utilizzo (web o desktop) e delle competenze dello sviluppatore.
Tra i più diffusi linguaggi di programmazione abbiamo C# con.NET, Java, Pyton, PHP, JavaScript, ognuno con i propri punti di forza e i propri limiti. -
Framework e Librerie
Per velocizzare il lavoro esistono appunto librerie e framework per così dire preconfezionati, che andranno poi adattati alle proprie esigenze. Tra questi troviamo per esempio es.NET, Angular, React, Django. -
Database Management System (DBMS)
È il software che gestirà il database, per esempio SQL Server, MySQL, SQLite. -
Ambiente di Sviluppo Integrato (IDE)
È il programma che si utilizza per scrivere, provare e correggere il codice mano a mano che si sviluppa (Visual Studio, Visual Studio Code etc)
Step 3 - Scrittura del Codice: Diamo Vita al Progetto
Entriamo nel vivo della questione: lo sviluppo del nostro gestionale.
Con le specifiche determinate in fase di progettazione si iniza a scrivere il codice sorgente. Il codice sorgente è l’insieme di istruzioni che il computer utilizzerà per fare funzionare i programma gestionale.
Generalmente il software si sviluppa su due fronti:
-
Backend
È il lato interno del software, la parte che solo il programmatore conosce.
Il backend stabilisce le regole del funzionamento e quindi l’elaborazione dei dati e l’interazione con il database. In pratica è il lato che viene “istruito” con le regole da seguire nella operatività: come calcolare il prezzo di un prodotto, come aggiornare le scorte etc.
-
Frontend
È la parte che vede l’utilizzatore, quindi schermate, pulsanti etc.
Le tecnologie più utilizzate per il frontend, soprattutto per applicazioni web sono HTML, CSS e JavaScript.
In questa fase si possono perseguire due strade:
- Scrittura del codice completamente manuale. Questa scelta prevede una buona competenza di programmazione ma offre flessibilità e personalizzazione.
- Utilizzo di piattaforme di sviluppo rapido che forniscono dei pezzi di codice già preconfezionati e strumenti visuali.
Una volta scritto il codice abbiamo a disposizione la versione “beta”.
Step 4 - Test del Software - Assicuriamoci che Tutto Funzioni
Il lavoro del programmatore è finito? No, ora inizia la prova sul campo.
Un software non è mai perfetto alla prima scrittura, soprattutto un gestionale che ha delle logiche molto complesse da gestire.
Inizia quindi la fase di test.
Prove che il gestionale deve superare per superare il test.
- Deve fare ciò per cui è stato progettato, e quindi soddifare i requisiti definiti in fase di analisi
- Deve funzionare correttamente, ossia eseguire le operazioni senza errori
- Deve essere compatibile e quindi perfettamente funzionante con tutti i dispositivi previsti e con i browser in caso di gestionale in cloud
- Deve gestire gli errori, ossia si deve comportare in modo appropriato in caso di input sbagliati
- Deve essere sicuro e quindi consentire gli accessi secondo le regole previste
- Deve essere performante e quindi veloce e reattivo anche sotto carico.
Per questo motivo oltre a testarlo nelle sue funzionalità per identificare eventuali errori (bug) il software deve essere messo anche sotto stress.
Nel caso di un gestionale negozio per esempio provare la funzionalità dell’emissione scontrini significa vedere se è in grado di emettere correttamente uno scontrino, “stressarlo” significa emettere un numero elevato e continuativo di scontrini per vedere se da segni di cedimento o se lavora senza problemi. Il test deve prevedere tutte le casistiche legate all’emissione dello scontrino stesso, come la gestione degli sconti, i diversi tipi di pagamento, la registrazione dei punti delle fidelity card se gestite, l’annullo e così via.
Nella creazione di un programma gestionale in realtà la fase di test non si concentra tutta alla fine dello sviluppo, ma a mano a mano che si scrivono le varie funzionalità queste vengono anche testate.
Step 5 - Lancio del software - Procediamo con il Rilascio
Superata la fase di test si procede con il rilascio, conosciuto anche con i termini deployment e messa in servizio.
Il gestionale lascia quindi l’ambiente di prova per essere trasferito in produzione.
Nel caso di un gestionale negozio, il software verrà messo a disposizione dei reparti nel punto vendita coinvolti nel suo utilizzo.
La procedura di deployment varia in funzione del tipo di software.
- Software desktop: solitamente viene compilato e rilasciato il pacchetto di installazione
- Software web: prevede un la configurazione del server con certificato di sicurezza
- Gestionale App mobile: pubblicazione negli app store Apple e Google.
È opportuno tenere presente che un software ha bisogno di manutenzione costante.
Pubblicarlo e lasciarlo lì significa infatti renderlo obsoleto nel giro di breve tempo.
La manutenzione di un software si diversifica in:
- Manutenzione Correttiva: correzione di bug
- Manutenzione Adattiva: adeguamento a evoluzioni di sistemi operativi, browser, normative ect
- Manutenzione Perfettiva: ottimizzazione delle pretazioni esistenti e creazione di nuove funzionalità
- Aggiornamenti di sicurezza: copertura di eventuali vulnerabilità
Quando si acquista un software in modalità SaaS (Software as a Service), nel linguaggio comune con canone di abbonamento, nel costo sono comprese tutte le attività di manutenzione.
È molto importante considerare questo aspetto, in quanto l’acquisto di un software senza manutenzione rischia di diventare “vecchio” in fretta con la necessità di sostituzione.
Ecco quindi che un gestionale economico a lungo andare è quello che viene costantemente manutentato.
La Grande Decisione: Fai da Te, Affidarsi a Esperti o Usare Soluzioni Pronte?
Abbiamo finalmente messo in funzione il nostro gestionale. Funziona bene, una grande soddisfazione, ma quanto ci è costato?
In termini economici probabilmente poco, ma in termini di tempo e di impegno sicuramente tantissimo.
Possiamo dire quindi che creare un programma gestionale per un principiante o per il titolare di un negozio che deve seguire la propria attività non è così semplice. Un conto è creare un gestionale con excel, un conto è creare un vero programma gestionale.
Sappiamo che ci sono anche delle alternative e a questo punto quindi la domanda sorge spontanea.
Qual’è la strada migliore da perseguire?
Vediamo nel dettaglio i pro e i contro delle varie soluzioni
-
Il fai da te
Il fai da te va bene se c’è una forte passione per l’informatica, delle basi di conoscenza e molto tempo a disposizione.
Pro
Controllo totale sul programma e possibilità di avere delle funzionalità molto specifiche.
Contro
Investimento enorme di tempo e energia, rischio di errori, impegno costante per il mantenimento. -
Affidarsi a Esperti
Analisi delle specifiche, progettazione e sviluppo a carico di una softwarehouse o di free lance.
Pro
Software su Misura fatto da professionisti quindi la realizzazione di tutte le funzionalità in modo professionale.
Contro
Costi elevati, tempi lunghi per lo sviluppo ad hoc, dipendenza dal professionista per la realizzazione di implementazioni e eventuali modifiche successive.
Costi di infrastruttura (server, certificati, sicurezza ect.) -
Usare Soluzioni Pronte
Sottoscrivere un abbonamento per un software gestionale tra quelli presenti sul mercato
Pro
Messa in servizio immediata, costi iniziali molto bassi, manutenzione costante, assistenza, funzionalità già testate. Costo di infrastruttura compreso nel canone.
Contro
Il livello di personalizzazione è limitato oppure deve essere commissionato con dei costi extra.
Sicuramente la scelta della strada da perseguire è soggettiva.
L’importante in questa scelta è considerare i seguenti fattori: costo, tempo, personalizzazione desiderata, competenze tecniche.
Semplifica la Gestione del Tuo Negozio con iKYBER
Se ritieni che creare un programma gestionale per la tua attività sia un’impresa complessa e cerchi una soluzione semplice e affidabile per gestire il tuo negozio, esiste un’alternativa efficace: iKYBER.
iKYBER non è solo un software ma un gestionale negozi con gestionale magazzino integrato, pronto all’uso e progettato mettendo al primo posto la semplicità d’uso.
Ma come si collega iKYBER alle fasi di progettazione e sviluppo che abbiamo visto insieme?
Semplice: iKYBER ha già fatto tutto il lavoro complesso per te.
- Analisi e Progettazione: iKYBER ha già analizzato tutte le necessità tipiche dei negozi e ha progettato una soluzione ad hoc per i professionisti del retail.
- Sviluppo e Testing: iKYBER è un gestionale testato e consolidato da anni nel mercato.
- Deployment e Manutenzione: iKYBER è una soluzione in SaaS, i diversi livelli di manutenzione sono a carico del team di sviluppo e sono sempre compresi nel canone.
iKYBER: Tante Funzionalità Tutte Pronte per Essere Usate
iKYBER offre tutte le funzionalità ideali per la gestione di uno o più negozi centralizzati.
- Gestione completa del magazzino (carico, scarico, barcode, inventario, scorte…)
- Vendita al banco veloce
- Gestione fidelity card, gift card, buoni, sconti, promozioni…
- Statistiche e report anche personalizzabili
- Gestione fornitori, ordini e molto altro ancora.
I vantaggi di scegliere iKYBER
- Retail nativo: iKYBER è stato progettato per le esigenze dei negozi
- Semplicità: interfaccia semplice e intuitiva
- Costi fissi: abbonamento senza sorprese
- Supporto dedicato: un team per assistenza anche in giornate festive
Sei pronto per iniziare a Gestire il Tuo Negozio con un programma evoluto?
Abbiamo visto insieme come creare un programma gestionale percorrendo tutte le tappe indispensabili per realizzare un software fatto bene.
Comprendere questo processo è molto importante perchè aiuta a capire cosa si nasconde dietro a un qualcosa che solitamente si è abituati ad utilizzare senza porsi domande, ma non solo.
Un gestionale specifico per la propria attività può fare davvero la differenza sui risultati del lavoro quotidiano e sul successo dell’impresa, perchè è stato progettato e realizzato proprio con questo obiettivo.
Se senti che è arrivato il momento di migliorare la qualità del tuo lavoro e vuoi un aiuto concreto per la gestione del tuo negozio iKYBER può aiutarti immediatamente.
Domande frequenti su iKYBER
Quando si decide di cambiare gestionale negozio, o di adottarne uno per la prima volta, è naturale porsi delle domande. La scelta è importante ed è giusto partire con il piede giusto. Noi siamo qui anche per questo, per rispondere a ogni tuo quesito.
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