Gestione magazzino

La gestione fisica dei prodotti a magazzino, il loro ricevimento, il posizionamento a scaffale, lo smistamento nei reparti di vendita, le informazioni relative ad ognuno di essi.

Gestire un magazzino prevede una serie di attività strettamente collegate tra di loro, più sono ben armonizzate e più il buon esito di tutta l'attività è garantito.

Le situazioni più usuali nel panorama della gestione magazzini si suddivide a grandi linee in 3 tipologie:

• Il magazzino molto grande come per esempio quello di certe realtà produttive, o commercio all'ingrosso.

  In questo caso gli ambienti sono molto grandi. Ci sono delle zone destinate solo al ricevimento e alla spedizione della merce, le scaffalature sono enormi e ogni minima attività è generalmente automatizzata.

• Il magazzino gestione retail, ossia l'azienda che lavora nella vendita al dettaglio che ha più punti vendita dislocati sul territorio, sia di proprietà che in affiliazione.

  Gestire questo tipo di magazzino comporta situazioni abbastanza diverse rispetto al primo caso. Generalmente l'ambiente è molto più piccolo ed è caratterizzato soprattutto da acquisti mirati.

• Il magazzino del singolo negozio, che va generalmente dai 50 ai 200- 300 metri quadrati.

  Molto spesso il locale adibito è il retrobottega, un piano inferiore o addirittura le scaffalature di vendita nello spazio dedicato ai clienti.

Situazioni decisamente molto diverse l'una dall'altra, ma accomunate da un fattore determinante per tutte: un magazzino merce contiene al proprio interno un valore economico finanziario che più è ottimizzato più contribuisce al successo dell'azienda.

Come creare quindi un'organizzazione magazzino efficace?

Al netto della gestione documentale che abbiamo visto in precedenza passiamo alla fase pratica con pochi semplici punti.

• L'ambiente deve essere consono alla conservazione del tipo di prodotti trattati: igiene, temperatura, luce...

• Le scaffalature devono essere solide e adeguate per garantire un buon stoccaggio delle merci: eventuali cadute o posizionamenti non adeguati rischiano di creare danni all'imballo o al prodotto stesso anche nel momento del prelievo.

• Usare le etichette per suddividere e identificare le corsie e gli scaffali.

• Posizionare i prodotti in base all'indice di rotazione, quindi tenere gli articoli più venduti in una posizione più comoda rispetto a quelli meno movimentati.

• In caso di prodotti deteriorabili mettere bene in evidenza le date di scadenza.

• Ultimo ma di fondamentale importanza assicurarsi che i prodotti siano tutti etichettati.

L'etichettatura con codice a barre di ogni singolo prodotto è senza ombra di dubbio la procedura più importante per velocizzare, ottimizzare e determinare correttezza e precisione nella logistica di magazzino e in generale nella gestione di tutta l'attività.

Gli articolo possono essere distribuiti dal fornitore già con un codice a barre.

In questo caso ci sono due possibilità:

1. Si possono utilizzare i codici a barre del fornitore

2. Si possono creare dei codici a barre interni mediante il software, dal momento che molti gestionali di magazzino come iKYBER per sempio, prevedono questa funzionalità.

La cosa ancora più interessante è che è possibile creare più codici a barre diversi da associare allo stesso prodotto, utilissimo per esempio nel caso in cui si acquisti lo stesso articoli da fornitori diversi.

Con una stampante a rotolo si può stampare il codice a barre direttamente sull'etichetta adesiva che andrà posta sul prodotto.

L'utilizzo del codice a barre nella gestione magazzino consente di creare una metodologia di lavoro che semplifica e velocizza qualsiasi operazione, garantendo il massimo del controllo su tutte le attività.

👍 Leggi anche: Stampa codici a barre funzionalità iKYBER

Una buona gestione del magazzino che consente di velocizzare e snellire i processi di lavoro, migliorando i risultati globali dell'attività, prevede una serie di accorgimenti, alcuni semplici, altri un pò più impegnativi.

Quello che è importante ricordare è che determinate procedure che all'inizio richiedono del tempo e parecchio lavoro, una volta avviate automatizzano l'intero sistema, portando benefici costanti a tutta l'azienda.

Riorganizzazione magazzino: stabilisci dei ruoli

Partiamo da una cosa semplice ma molto importante, individua tra il personale un responsabile magazzino.

Questa persona dovrà avere il polso della situazione in qualsiasi momento:
avrà una panoramica delle giacenze, avrà sempre il quadro completo dei prodotti in arrivo, tempi di consegne, conoscenza dei fornitori, oltre ovviamente ad avere la esponsabilità di tutto quello che succede nel reparto.

Codifica i prodotti

La codifica dei prodotti è essenziale per una buona gestione del magazzino.

Potrà sembrare banale perchè ogni articolo generalmente riporta il codice del fornitore o del produttore.

La gestione della tua attività però deve essere personalizzata secondo le tue esigenze specifiche, ti risulterà molto utile in qualsiasi situazione.

Procedi quindi con la creazione di:

• Categorie commerciali

• Categorie merceologiche

• Marchio

• Fascia

Per esempio nel caso di un pet shop la codifica potrà essere la seguente:

• Categoria commerciale: mangimi pet - prodotti veterinari - etc

• Categoria merceologica: secco - umido - etc

• Marchio: Trainer - Royal Canin - etc

• Fascia: gatto - cane - etc

Crea una classifica dei prodotti

Sicuramente come tutte le attività commerciali avrai anche tu dei prodotti che come si usa dire "si vendono da soli" e altri che sono un pò più lenti.

È importante avere un visione globale di qualsiasi articolo presente in magazzino, perchè come ben sai ogni prodotto in più in giacenza è liquidità in meno in cassa.

Quindi non esiste prodotto più importante e meno importante, esiste però il prodotto che ti fa guadagnare di più e quello di meno, prodotto che vendi di più e prodotto che tieni solo per strategia
commerciale.

Per semplificare questa operazione, è consigliabile procedere con un'analisi statistica ben precisa, chiamata analisi ABC. Questa analisi si basa sulla legge di Pareto, che permette di suddividere i prodotti in tre categorie (A, B, C) per valutare il loro grado di importanza e criticità su base quantitativa ed economica.

• Articoli A - Sono gli articoli più impotanti in termini di guadagni cioè quelli che producono il più alto valore di ricavato. L’80% del fatturato annuo dell’azienda corrisponde in genere al 20% di tutti gli articoli in magazzino;

• Articoli B - Sono gli articoli di importanza secondaria Essi producono mediamente il 15% circa del fatturato e corrispondono al 35% degli articoli a magazzino.

• Articoli C - Sono gli articoli con il minor valore di consumo annuo. Corrispondono al 45% dei prodotti a magazzino e generano circa il 5% del fatturato annuo.

👍 Leggi anche: Analisi ABC cos'è e come applicarla

Attribuisci l'ordine di importanza ai prodotti

Adesso che hai capito secondo l'analisi ABC quali sono i prodotti trainanti nella tua attività assegna loro un occhio di riguardo.

Questo non significa che gli altri articoli vanno abbandonati, anzi.

Nell'ordine delle priorità nella gestione delle variabili devi semplicemente fare maggiore attenzione ai prodotti che risultano nella fascia A, e quindi:

• Gestione delle scorte minime o punto di riordino

• Priorità nel posizionamento a scaffale del tuo magazzino

• Monitoraggio costante

Una volta sistemati i prodotti della fascia A, procedi in ordine con fascia B e C, meno a rischio criticità nella gestione del tuo magazzino.

Ovviamente essendo quella dell'ABC un'analisi statistica e non matematica, effettua comunque verifiche periodiche.

Definisci le scorte minime o punti di riordino

Uno dei peggiori incubi nella gestione magazzino, oltre a quello delle troppe rimanenze, è quello dell'esaurimento delle scorte o rotture di stock.

Capita spesso che pur ordinando i prodotti in esaurimento con un certo anticipo, questi non arrivano in tempo utile e ci si possa trovare "scoperti" con il rischio di perdere le vendite.

È fondamentale per questo motivo definire le scorte minime per ogni articolo e stabilire quindi il punto di riordino.

Le variabili che condizionano le consegne sono diverse, ecco perchè è importante analizzare l'andamento storico e stabilire le scorte di sicurezza.

👍 Leggi anche: Gestione delle scorte

Analizza attentamente i costi di mantenimento delle scorte a magazzino

I costi di mantenimento delle scorte a magazzino sono spesso sottovalutati.

In realtà un'analisi dettagliata di questa voce, contribuisce notevolmente al miglioramento delle performance dell'azienda.

Inoltre va detto che prendere in considerazione solo i costi immediatamente misurabili e identificabili quando si parla di costi di mantenimento delle scorte nella gestione magazzino è molto riduttivo.

I costi associati alle scorte possono essere infatti suddivisi in tre categorie:

• Costi di acquisto

• Costi di mantenimento

• Costi di inneficienza

Costi di acquisto

Scelta dei fornitori, contratti, ordini, ricevimento merce, costi di trasporto, amministrativi etc.

Costi di mantenimento

Tutti i costi imputabili direttamente alla gestione quotidiana del magazzino e delle scorte.

Questa voce si divide a sua volta in due categorie:

• Costi palesi: costo del personale, affitto del locale, spese di movimento merce etc

• Costi impliciti: ossia i costi associati all’investimento di capitale in scorte
  

Una buona pratica per ottimizzare i costi di mantenimento è quella di fare delle analisi previsionali sulla base dello storico, tenendo presente la stagionalità, le situazioni climatiche, le festività e tutte le variabili prevedibili.

Costi di inneficienza

Costi imputabili a rotture di stock e quindi perdita di vendite, prodotti scaduti e quindi non più vendibili, organizzazione inadeguata...

Analizza periodicamente le giacenze anche con l'inventario

Conoscere lo storico delle giacenze ad una determinata data, ti consente di avere un minuzioso controllo della situazione delle giacenze di ogni singolo prodotto.

Nello specifico creati un report dove registri le seguenti voci:

• Codice articolo

• Descrizione prodotto

• Data ultimo inventario

• Quantità inventariata a data

• Caricato

• Scaricato

• Venduto

• Reso

• Prezzo base

• Prezzo medio carico

• Pezzo base acquisto

• Giacenza

• Valore medio carico

• Valore base acquisto

In questo modo il tuo inventario è costantemente aggiornato anche a valore.

Potrai vedere nello stesso periodo dell'anno precedente per esempio se la situazione era analoga a quella attuale e procedere con la tua strategia in funzione dei dati rilevati e degli obiettivi da raggiungere.

👍Leggi anche: Come fare un inventario in modo semplice e veloce

Fai delle previsioni sulla base di dati certi

Analizzando il report che hai creato con le giacenze inventariate effettua una previsione della domanda della merce a magazzino.

Le variabili da tenere in considerazione sono molte, alcune delle quali sono più complesse di altre, motivo per cui è consigliato utilizzare uno strumento adeguato.

Per fare una previsione il più accurata possibile analizza queste situazioni:

• Confronta le vendite dello stesso periodo (settimana o mese) dell’anno precedente;

• Controlla il tasso di crescita periodico (settimanale, mensile, trimestrale);

• Considera fattori come stagionalità e festività;

• Pianifica promozioni e scontistiche

Gestisci l'esubero delle giacenze

Abbiamo visto che una buona pianificazione degli acquisti sulla base dei dati storici aiuta a ridurre il rischio di eccedenze di magazzino.

Inoltre, un controllo costante e minuziono delle giacenze di magazzino consente di avere sempre la situazione sotto controllo.

Tuttavia, possono essere molte le variabili che contribuiscono ad avere un magazzino un pò troppo carico, alcuni esempi molto comuni:

• Ti sei lasciato "invogliare" dalle scontistiche proposte dal rappresentante e hai acquistato più del necessario
  

• Hai inserito una nuova linea che non ha riscosso successo

• Ci sono stati degli eventi esterni come per esempio la situazione climatica che ha rallentato le vendite, soprattutto in caso di prodotti stagionali

• Hanno aperto un nuovo punto vendita nella zona, e le vendite sono diminuite rispetto alle previsioni

Può succedere, tutto nella norma.

Una volta individuate le cause dell'esubero di giacenze è consigliato organizzare un'attività di marketing che aiuti a smaltire le eccedenze.

Tra le attività più usuali troviamo

• Il volantino promozionale, che puoi veicolare anche sui social, senza quindi avere spese di stampa.

• Gli sconti speciali ai clienti possessori di tessera fedeltà.

• Le offerte 3X2

• Sconto del 50% sul prodotto meno caro, con acquisto minimo di 4 prodotti

Insomma le iniziative che puoi fare sono veramente molte, l'importante è applicare una strategia mirata, realizzabile solo avendo a disposizione tutti i dati necessari, dei quali abbiamo ampiamente parlato in questa pagina.

Valuta l'utilizzo di un buon software gestione magazzino

Come abbiamo visto una buona gestione magazzino comporta un lavoro di strutturazione, pianificazione e analisi, impensabile da effettuare con carta e penna.

Un foglio di calcolo come Excel può aiutare ad avere un pò di controllo, ma non la gestione completa del magazzino, della logistica e del previsionale.

Un buon software per la gestione magazzino, oltre alle caratteristiche generalmente diffuse tra i software di gestione, per consentirti di fare veramente il salto di qualità, deve avere determinate catteristiche.

Caratteristiche di un buon software gestione magazzino

• Diversi livelli di accesso a seconda delle mansioni del personale;

• Creazione di più codici a barre per prodotto: ti consente di gestire facilmente acquisti da fornitori diversi, promo e listini particolari in velocità

• Dati sincronizzati e aggiornati in tempo reale che ti diano una reale situazione;

• Creazione dei documenti in automatico

• Avere un calcolo della stima di riordino accettabile e/o fornirti le informazioni per poterla calcolare;

• Import ed export in excel di qualsiasi informazione

• Report di mostra differenze tra merce ordinata e ricevuta, per quantità e prezzo

• Stralcio d'ordine fornitore automatizzato

• Gestione del sottoscorta e lotto minimo del riordino con invio programmabile

• Gestione on line di tutta la movimentazione anche per multimagazzino

• Report di analisi storico e previsionale

• Alert anche via mail in caso di anomalie

Come abbiamo visto, una buona gestione magazzino prevede una serie di attività molto importanti, tutte strettamente correlate tra di loro.

Che si tratti del magazzino di una grande azienda di produzione o del retrobottega di un piccolo negozio, il suo peso e la sua importanza nella gestione dell'attività non cambia.

Quello che varia è la complessità della gestione, motivo per cui l'azienda più grande avrà bisogno di più tecnologia, che le consentirà  maggiori automatismi, verifiche costanti, procedure dettagliate.

Ciò non toglie che qualsiasi magazzino, dal più grande al più piccolo, se ben organizzato contribuisce in maniera determinante ai risultati di qualunque attività.