Gestionale Ferramenta: magazzino, banco e listini, da un negozio a una catena
iKYBER è il software gestionale per negozi di ferramenta: tiene in ordine assortimento, prezzi e giacenze in un negozio, e li tiene allineati quando i negozi sono più di uno.
iKYBER è un software gestionale per negozi di ferramenta, dal punto vendita singolo alle catene da 2 a 30 negozi. Gestisce listini distinti per privati e professionisti, con gli sconti a cascata tipici del settore, come 10+5+2, applicandoli nello stesso modo nel back office e alla cassa.
Dal banco l’operatore vede la giacenza di ogni altro punto vendita, con telefono e responsabile del negozio che ha il pezzo. Carica il magazzino dalla fattura elettronica del fornitore, estraendo lotto, scadenza e quantità per confezione. Non è un software per la grande distribuzione organizzata, né un ERP di produzione industriale.
Dalla ferramenta singola alla catena
Anche in un singolo punto vendita, gestire decine di migliaia di referenze, più fornitori e clienti con condizioni commerciali diverse richiede informazioni ordinate e sempre aggiornate. È già in questo contesto che il gestionale diventa uno strumento essenziale: al banco, in magazzino e nella gestione quotidiana di prezzi, disponibilità e acquisti.
Quando i negozi diventano più di uno, cambia anche la complessità. Un articolo disponibile in un altro punto vendita deve essere subito individuabile; prezzi e condizioni devono rimanere coerenti in tutta la rete; le giacenze devono poter essere consultate senza ricostruire ogni volta la situazione dei singoli negozi.
iKYBER gestisce sia la complessità del singolo punto vendita sia quella delle catene multi-negozio. Nel punto vendita singolo supporta il lavoro del banco e del magazzino; nelle catene da 2 a 30 punti vendita permette di lavorare con un archivio articoli condiviso, listini validi per tutta la rete e giacenze consultabili da ogni negozio.
Le stesse esigenze le hanno i negozi di bricolage e fai-da-te, i colorifici e le rivendite di materiale elettrico o idraulico: assortimenti ampi, più fornitori per lo stesso articolo e clienti che acquistano a condizioni diverse.
Non è un software per la grande distribuzione organizzata, né un ERP di produzione industriale.
Decine di migliaia di referenze, subito reperibili
Una ferramenta può gestire decine di migliaia di referenze tra viti, bulloni, tasselli, utensili, vernici, guarnizioni, serrature e ricambi. Molti articoli sono simili tra loro e possono essere acquistati da fornitori diversi, ciascuno con i propri codici e confezionamenti. iKYBER organizza queste informazioni in modo che ogni articolo sia identificabile, ricercabile e gestibile senza duplicazioni.
Lo stesso articolo, i codici di più fornitori
A ogni articolo possono essere associati più codici fornitore, ciascuno con la propria quantità per confezione. Lo stesso prodotto acquistato da tre grossisti rimane quindi un unico articolo nell’archivio, anche se ogni fornitore lo identifica con un codice diverso.
Quando arriva la fattura del fornitore, iKYBER può riconoscere l’articolo attraverso il relativo codice e collegarlo alla referenza già presente nel gestionale.
Dalla confezione al singolo pezzo
Se il fornitore fattura una confezione da cento pezzi e il negozio vende il prodotto singolarmente, iKYBER converte automaticamente la quantità della confezione nelle unità di magazzino. Una confezione caricata corrisponde così a cento pezzi disponibili e il costo unitario viene calcolato sulla quantità contenuta.
Per alcuni fornitori, la quantità per confezione può essere ricavata direttamente dai dati presenti nella fattura elettronica.
Corsia, scaffale, piano
A ogni articolo può essere associata la sua ubicazione fisica in magazzino o nel punto vendita, ad esempio corsia, scaffale e piano. Al banco, quindi, l’operatore non vede soltanto se il prodotto è disponibile, ma anche dove trovarlo.
Misura e materiale, senza moltiplicare le schede
Con la matrice varianti è possibile generare le diverse combinazioni di uno stesso articolo, ad esempio per misura e materiale, mantenendole collegate a un’unica struttura prodotto.
Ogni variante ha la propria giacenza e può avere il proprio codice a barre EAN-13 generato automaticamente, compreso il calcolo del check digit.
Più codici a barre per lo stesso articolo
Uno stesso articolo può essere associato a più codici a barre: quello del produttore, quello del grossista o un codice generato internamente dal negozio.
iKYBER riconosce diversi formati, tra cui EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 e ITF, e supporta lo standard GS1. La lettura del codice a barre della confezione consente inoltre di gestire direttamente la vendita o il carico dell’intero collo.
Alla cassa e al banco, le operazioni quotidiane della ferramenta
La vendita in ferramenta non riguarda solo articoli con quantità e prezzi unitari. Ci sono prodotti venduti a peso o a misura, confezioni da frazionare, kit composti da più articoli, elettroutensili da tracciare per matricola e disponibilità da verificare anche negli altri punti vendita. iKYBER gestisce queste operazioni direttamente dal banco e dal software punto cassa.
Vendita sfusa, a peso e a misura
Per articoli come cavi venduti al metro, viti vendute a peso o catene tagliate a misura, iKYBER gestisce quantità decimali, richiesta del peso, coefficiente peso-prezzo e tara.
Se la bilancia da banco genera un codice a barre contenente il peso o il prezzo, la cassa può leggerlo direttamente. L’elenco degli articoli può inoltre essere esportato verso la bilancia.
Confezioni e cambio di unità di misura
Quando un prodotto viene acquistato in una confezione e venduto in quantità più piccole, iKYBER gestisce il cambio di unità di misura. Un sacco da 25 chili, ad esempio, può essere venduto in quantità da un chilo, mentre il magazzino scarica la quantità effettivamente venduta.
Kit e articoli composti
Un kit composto da più prodotti viene venduto alla cassa come un unico articolo, mentre il magazzino scarica automaticamente i singoli componenti.
Il prezzo del kit può derivare dalla somma dei prezzi dei componenti oppure essere definito con un prezzo bundle specifico, indipendente dal valore dei singoli articoli.
Matricole e tracciabilità degli elettroutensili
Per gli articoli configurati con matricola, al momento della vendita la cassa richiede il numero di matricola e lo associa al documento.
Se un elettroutensile torna successivamente in negozio, una ricerca dedicata permette di risalire alla vendita e verificare chi lo ha acquistato e quando.
Giacenze degli altri punti vendita
Dal banco, iKYBER mostra in tempo reale la giacenza dello stesso articolo in ogni punto vendita della catena, con un indicatore rispetto alla scorta minima.
Per ogni negozio sono disponibili anche il numero di telefono e il nome del responsabile. L’operatore può quindi individuare subito il punto vendita che dispone dell’articolo e sapere chi contattare.
Vendite per operatore, giorno e fascia oraria
Ogni movimento registra l’operatore che lo ha effettuato. Tra gli indicatori disponibili, iKYBER permette di analizzare le vendite per operatore, per giorno e per fascia oraria.
Nelle catene multi-negozio, gli stessi dati permettono di confrontare l’attività dei diversi punti vendita.
Listini e condizioni diverse per privati, professionisti e imprese
In una ferramenta, prezzi e condizioni commerciali possono cambiare in base al cliente, al listino e al singolo articolo. Un privato, un idraulico e un’impresa possono quindi acquistare lo stesso prodotto a condizioni differenti.
iKYBER gestisce queste regole direttamente nel gestionale, evitando di dover ricostruire o applicare manualmente gli sconti al momento della vendita.
Sconti a cascata, come 10+5+2
iKYBER gestisce gli sconti a cascata utilizzati nel settore, come 10+5+2. Le percentuali vengono applicate in sequenza sul prezzo risultante e non sommate tra loro.
La stessa logica di calcolo viene utilizzata sia in back office sia alla cassa, così prezzi e sconti vengono interpretati secondo le stesse regole in ogni fase della vendita.
Il sistema gestisce anche maggiorazioni e sconti espressi come valore assoluto in euro, secondo la sintassi prevista dal gestionale.
10+5+2 → −10%, poi −5% sul prezzo risultante, poi −2% sul nuovo prezzo risultante. Gli sconti vengono applicati in cascata, non sommati.
Listini convenzione associati alla tessera cliente
Un listino di convenzione può essere associato direttamente alla tessera del cliente. Alla cassa, la lettura del codice a barre, o il semplice inserimento manuale di un dato personale, identifica il cliente e rende disponibili le condizioni commerciali previste dalla convenzione.
L’operatore non deve quindi ricordare o applicare manualmente lo sconto previsto per quel cliente.
Dalla fattura del fornitore alla gestione del magazzino
iKYBER collega acquisti, carichi di magazzino, listini fornitori e riordino. Le informazioni presenti nei documenti di acquisto possono essere utilizzate per riconoscere gli articoli, aggiornare prezzi e condizioni e mantenere allineate le scorte.
Carico di magazzino dalla fattura elettronica
Le fatture elettroniche dei fornitori vengono acquisite nel gestionale e possono generare direttamente il carico di magazzino.
iKYBER riconosce gli articoli tramite il codice articolo, codice a barre o codice fornitore e permette di creare quelli non ancora presenti nell’archivio. Quando disponibili nel documento, può inoltre acquisire informazioni come lotto e data di scadenza.
Gli sconti indicati nella riga della fattura vengono interpretati come prezzo di listino e formula sconto, con verifica del prezzo netto risultante.
Importazione e aggiornamento dei listini fornitori
I listini dei fornitori possono essere importati confrontando i codici presenti nel file con quelli già registrati nel gestionale.
iKYBER distingue gli articoli nuovi da quelli già presenti, permette di aggiornare prezzi e descrizioni e di creare le referenze mancanti. Gli articoli e i listini possono essere importati anche da file Excel e CSV, con un’area di verifica prima della conferma definitiva.
Ricarichi e aggiornamento dei prezzi di vendita
Il ricarico può essere configurato per fornitore e utilizzato per determinare il prezzo di vendita degli articoli creati a partire da un documento di acquisto.
Quando cambiano i prezzi di acquisto, i prezzi di vendita possono essere aggiornati in blocco, applicando una variazione fissa, una percentuale oppure un ricarico. L’aggiornamento può essere filtrato per famiglia, marchio o fornitore e può utilizzare le regole di arrotondamento definite nel gestionale.
Scorte minime, riordino e ordini ai fornitori
Per ogni articolo è possibile definire scorta minima, lotto di riordino e minimo d’acquisto. Questi parametri vengono utilizzati da iKYBER per elaborare le proposte di riordino e preparare gli ordini ai fornitori.
Un report degli articoli sottoscorta può essere inviato via email con la periodicità impostata. La proposta d’ordine può inoltre essere verificata e modificata riga per riga prima della conferma e dell’invio al fornitore.
Più negozi, una gestione coordinata delle scorte
Giacenze e venduto di ogni punto vendita
Per ogni articolo è possibile consultare la disponibilità in tutti i punti vendita della catena, con la giacenza di ciascuno, la scorta minima e il venduto degli ultimi tre mesi.
Questi dati permettono di individuare gli articoli con disponibilità elevate in un negozio e quelli prossimi all’esaurimento in un altro, lasciando al responsabile la valutazione delle azioni da intraprendere.
Trasferimenti di merce tra punti vendita
La merce può essere trasferita da un negozio all’altro attraverso un movimento interno, che registra lo scarico dal punto vendita di origine e il carico in quello di destinazione, mantenendo aggiornate le rispettive giacenze.
Quando la rete dispone di un magazzino centrale che rifornisce i negozi, il modulo di distribuzione supporta l’assegnazione della merce ai diversi punti vendita e genera i relativi documenti di trasferimento.
Buoni e gift card utilizzabili su più negozi
Buoni e gift card possono essere emessi alla cassa con codice a barre, descrizione e data di scadenza. Possono essere utilizzati anche parzialmente, mantenendo disponibile il saldo residuo.
La validazione tramite iKYBER Portal permette di utilizzare un buono emesso in un punto vendita anche negli altri negozi della catena.
Indicatori e confronto tra punti vendita
Gli indicatori retail possono essere analizzati per singolo punto vendita oppure confrontando più negozi della stessa rete.
Tra i dati disponibili rientrano scontrino medio, vendite per fascia oraria, margine, rotture di stock e valore del magazzino sia a costo sia a prezzo di vendita. L’analisi può essere effettuata sul periodo selezionato o confrontata con lo stesso periodo dell’anno precedente.
Le stesse logiche di gestione valgono per qualunque catena di punti vendita, indipendentemente dal settore merceologico.
Vendite a professionisti, fatturazione differita e gestione degli incassi
Per i clienti professionali, la vendita non si conclude necessariamente alla cassa. Un artigiano può ritirare merce più volte durante il mese con i relativi documenti di consegna, e ricevere successivamente una fattura riepilogativa.
iKYBER gestisce l’intero ciclo, dal preventivo alla fattura, fino al controllo delle scadenze e alla registrazione degli incassi.
Dal preventivo alla fattura differita
I documenti commerciali possono essere collegati e derivati gli uni dagli altri: preventivo, ordine, DDT e fattura. In questo modo rimane tracciata la relazione tra i diversi documenti della vendita.
Con la fatturazione differita, i documenti di consegna del periodo possono essere raggruppati e fatturati in blocco. Le relative scadenze vengono generate in base alle condizioni di pagamento associate al cliente, anche nel caso di pagamenti rateali.
Fatturazione elettronica e controllo degli invii
iKYBER genera il file XML della fattura elettronica e ne gestisce firma, controlli e stato di avanzamento. Prima dell’invio, il sistema segnala eventuali informazioni mancanti, come codice destinatario o PEC.
Chi utilizza il servizio SDI di iKYBER può inviare le fatture elettroniche direttamente dal gestionale e ricevere nello stesso ambiente le fatture dei fornitori, senza passare da strumenti esterni.
Lo stato di ogni fattura può essere seguito direttamente in iKYBER e la fattura elettronica può essere emessa anche dalla cassa.
Le fatture elettroniche ricevute dai fornitori possono inoltre essere utilizzate per generare il relativo carico di magazzino.
Scadenze, insoluti e solleciti di pagamento
Lo scadenzario clienti permette di controllare importi aperti, scadenze future e pagamenti insoluti. È inoltre possibile predisporre preavvisi per le scadenze in arrivo.
In caso di ritardo, iKYBER propone il livello di sollecito previsto in base ai giorni trascorsi. Dopo la registrazione del primo sollecito, può essere utilizzato il livello successivo e quindi quello seguente.
L’invio del sollecito rimane sempre una decisione dell’operatore: nessuna comunicazione viene inviata automaticamente senza conferma.
Abbinamento degli incassi alle fatture
Gli estratti conto bancari possono essere importati nel gestionale e utilizzati per individuare le fatture a cui associare gli incassi.
iKYBER ricerca le possibili corrispondenze utilizzando più criteri, tra cui i riferimenti presenti nella causale, l’importo e la data del pagamento, e può riconoscere anche bonifici cumulativi riferiti a più fatture.
Ogni proposta di abbinamento viene verificata e confermata dall’operatore prima della registrazione definitiva. iKYBER gestisce inoltre gli addebiti diretti SDD SEPA a partire dai relativi mandati.
Recensioni pubbliche su Google
4,7 su 5,0 (da 13 recensioni)
Vedi tutte le recensioni su GooglePaola Fiorentino
Programma top, innumerevoli possibilità per riuscire a lavorare bene e staff cortese ed efficiente al massimo.
Michele unico!
Cribar Srl Svapocafe-44Flavour
Sono ormai 3 anni che lavoro con IKYBER.
Non sono uno che lascia recensioni facilmente, ma per loro la faccio volentieri... anche solo per il fatto che mi sopportano da 3 anni. E fidatevi, non sono un cliente semplice.
Vengo dal mondo dei sistemisti, che con quello dei programmatori a volte va un po…
Carmelo Angelo Rinaldi
Ho il piacere di utilizzare Ikyber e devo dire che è un'esperienza fantastica! La piattaforma è estremamente intuitiva e facile da navigare, il che rende l'interazione davvero piacevole. La varietà di funzionalità offerte è impressionante e si adattano perfettamente alle mie esigenze.
In particolar…
Chi ti segue nel passaggio, e dopo
Cambiare gestionale con decine di migliaia di referenze a magazzino è la parte che preoccupa di più. Il passaggio si fa portando dentro i dati del sistema precedente — articoli, fornitori, clienti, giacenze — e configurando l’installazione prima che il negozio inizi a lavorarci.
Nella fase iniziale è prevista la formazione diretta di una persona dedicata, per te e per i tuoi collaboratori, fino a quando non vi sentite pronti. La formazione rientra nell’avviamento.
Dopo la partenza resta un referente iKYBER, sempre la stessa persona, per assistenza, chiarimenti o un confronto sull’uso del gestionale. Su tutte le funzionalità sono disponibili video tutorial, consultabili in qualsiasi momento.
Con tutor dedicato e, dal 2016, nessun aumento di canone ai clienti già attivi.
Domande frequenti sul gestionale ferramenta
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Come si gestiscono i prezzi per i clienti professionali?
I listini possono essere associati a categorie di clienti, privati, artigiani, imprese, e le condizioni si esprimono nella notazione a cascata utilizzata nel settore, per esempio 10+5+2, con maggiorazioni e sconti in valore assoluto. La stessa logica di calcolo viene applicata sia in back office sia alla cassa. Il listino di convenzione può essere associato alla tessera del cliente, che alla cassa viene riconosciuto senza che l’operatore debba applicare manualmente lo sconto.
iKYBER carica il magazzino dalle fatture dei fornitori?
Le fatture elettroniche dei fornitori vengono acquisite nel gestionale e possono generare direttamente il carico di magazzino. Gli articoli si riconoscono tramite codice articolo, codice a barre o codice fornitore, e quelli non ancora presenti possono essere creati. Quando disponibili nel documento vengono acquisiti anche lotto, data di scadenza e quantità per confezione, così una confezione fatturata carica il numero di pezzi che contiene, con il costo unitario ricalcolato.
Come si vendono gli articoli sfusi e i kit?
Gli articoli sfusi si vendono a quantità decimale, a peso o a misura, e la cassa può leggere il codice a barre generato dalla bilancia da banco con il peso o il prezzo incorporato. Un articolo composto, una cassetta, un kit di viteria, una confezione ripartita in quantità più piccole, viene venduto come un unico articolo, mentre il magazzino scarica i singoli componenti, con il cambio di unità di misura dove previsto.
iKYBER gestisce più punti vendita di ferramenta?
iKYBER gestisce catene da 2 a 30 negozi. L’archivio articoli e i listini sono condivisi da tutta la rete, le giacenze restano distinte per punto vendita e dal banco è possibile consultare la disponibilità degli altri negozi, con il nome del responsabile. La merce si sposta tra due negozi con un movimento interno, che registra lo scarico dal punto vendita di origine e il carico in quello di destinazione.
Quanto costa iKYBER?
Il canone è mensile e comprende gli aggiornamenti del software e l’assistenza a ticket. Attivazione e avviamento sono voci una tantum a parte, e la formazione è compresa nell’avviamento. Gli importi aggiornati sono disponibili nella pagina prezzi. Dal 2016 il canone non è mai stato aumentato ai clienti già attivi.
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