Gestionale negozio come fare la scelta giusta
Pochi semplici consigli per scegliere il software migliore per te
Sei alla ricerca di un software gestionale per negozio e vuoi fare la scelta migliore?
In questa pagina troverai nel dettaglio quali sono gli aspetti importanti da tenere presente in fase di valutazione, le caratteristiche e le funzionalità indispensabili, anche in relazione alla tua realtà lavorativa.
È importante infatti considerare che ogni tipologia di attività ha delle particolarità diverse da gestire.
Un negozio di medie dimensioni ha una gestione quotidiana diversa dalla catena di punti vendita o dal negozio grande con tante referenze, così come il punto vendita che ha anche un 'e-commerce o un programma fedeltà ha bisogno di apposite funzionalità specifiche, diverse dalla semplice gestione cassa e magazzino.
Indice degli argomenti
Software gestionale: cos'è e quali tipologie esistono
Software gestionale, dedichiamo qualche riga per spiegare cosa è e a cosa serve.
Un software gestionale è un programma informatico che automatizza le procedure di un determinato settore o un determinato reparto.
I primi software gestionali e ancora oggi più diffusi, sono quelli destinati alle aziende: gestionale contabilità, gestionale per la produzione, gestionale per la logistica.
L'evolversi di nuove tecnologie informatiche, la diffusione su larga scala dei computer e relativa diminuzione dei prezzi, hanno fatto si che anche quei settori per i quali fino a quel momento l'investimento era troppo importante in relazione ai benefici, abbiano iniziato ad approcciarsi a queste soluzioni.
Esistono diverse tipologie di software gestionale, a seconda del settore o del reparto per le quali si devono automatizzare i processi.
I software gestionali più diffusi sono:
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Software gestionale per la contabilità
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Software gestionale per la produzione
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Software gestione agenti
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Software gestione condomini
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Software gestione ristoranti
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Software gestione negozio
Ognuno di questi programmi ha delle caratteristiche specifiche per consentono di automatizzare i processi relativi a quel determinato settore o reparto.
Per esempio un buon programma per la gestione della contabilità deve consentire di effettuare tutte le operazioni del reparto amministrativo, dalla registrazione delle scritture contabili, al controllo dello scadenziario dei pagamenti, la stampa di registri IVA e così via.
Un buon gestionale per la ristorazione deve consentire di raccogliere le comande da palmare, deve permettere di fare i conti separati, deve emettere scontrini elettronici, fatture elettroniche anche differite, gestire buoni pasto e così via.
Purtroppo però in commercio si trovano molte soluzioni nate come software contabile e poi riadattate a realtà più specifiche, situazione diffusa soprattutto nei gestionali per la ristorazione, l’immobiliare, i negozi, i parrucchieri.
Sicuramente questi programmi fanno bene la contabilità, ma non sono flessibili e completi nella gestione delle operazioni quotidiane, ossia proprio quello che serve all'utilizzatore.
Caratteristiche essenziali di un gestionale negozio
Vediamo ora quali sono le caratteristiche fondamentali che deve avere un buon software gestionale per negozio.
Caratteristiche di base della struttura del software
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Grafica semplice e intuitiva
Questa caratteristica consente agli operatori di effettuare soltanto i passaggi indispensabili, sia per le operazioni di cassa che per quelle di backoffice. -
Velocità dell’applicativo e pulsanti di ricerca rapidi
L'ottimizzazione dei tempi consente di evitare code in cassa e da modo agli operatori di avere più tempo da dedicare alle vendite.
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Gestione degli operatori con livelli di accesso diversificati
In questo modo ogni operatore vede solo la parte di sua competenza, senza distrazioni e perdite di tempo su altre operatività.
Inoltre, la password operatore crea una tracciabilità delle operazioni, pertanto si può risalire in qualsiasi momento al responsabile di una determinata attività.
Caratteristiche funzionali di un buon gestionale per negozio
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Gestione semplice e veloce del caricamento dei prodotti
Importazione ed esportazione da file di excel, molto utile in una fase di caricamento iniziale, soprattutto per importare tutti i prodotti e listini presenti nel vecchio software, ma anche per aggiornare i prezzi direttamente dai listini fornitori. -
Gestione dei fornitori legati ai prodotti
Scorta minima, lotto di riordino, prezzo ultimo acquisto, tempi di di consegna. -
Gestione dei codici a barre
La possibilità di abbinare anche più codici a barre ad uno stesso prodotto consente di gestire in maniera snella lo stesso articolo acquistato da fornitori diversi -
Stampa delle etichette e dei frontalini da mettere a scaffale
Alcuni software retail, come iKYBER per esempio, consentono addirittura di stampare una etichetta con un QRCODE, all'interno del quale sono contenute tutte le informazioni relative al prodotto. È una funzionalità molto interessante, perchè il cliente con il suo smartphone, inquadrando appunto il QRCODE, ha a disposizione la scheda prodotto completa. -
Gestione di diverse tipologie di listini
Sempre di più nella vendita al dettaglio c'è la necessità di gestire listini promozionali per determinati periodi limitati, listini convenzionati, gestione delle promo 3X2, listini da riservare ai clienti abituali... -
Gestione carte fedeltà anche virtuali
La fidelizzazione del cliente è fondamentale per raggiungere determinati obiettivi. Per farlo però c'è bisogno di uno strumento adeguato che consenta di gestire la raccolta punti, i premi, il cashback, le preferenze di acquisto dei clienti. Tutto questo deve essere integrato nel software di cassa. -
Gestione delle fatture elettroniche
L'emissione delle fatture elettroniche è obbligatoria da qualche anno anche per le attività commerciali di vendita al dettaglio, pertanto un gestionale negozio deve consentire di farle in modo veloce. Alcuni gestionali come iKYBER per esempio, consentono addirittura di importare le fatture elettroniche dei fornitori, creando automaticamente gli articoli dei prodotti non presenti nel database. Questa funzionalità è molto utile anche per gestire lo scadenziario e la prima nota.
Guarda come è semplice l'importazione delle fatture fornitore da file xml con il gestionale negozio.
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Elaborazione dell'inventario con prodotti a valore
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Scadenziario attivo e passivo
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Statistiche sullandamento dell'attività e sulle performance
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App gestione magazzino
Molto importante per la gestione del magazzino e di tutta l'attività. Scopri perchè in questo articolo.
Completa il quadro la possibilità di lavorare anche senza connessione internet, cosa non possibile se il gestionale negozio è completamente in cloud; l'ideale infatti è che l'applicazione di cassa sia installata su un computer o un tablet, mentre in back office sia in cloud. Scopri di più in questo articolo.
Con queste caratteristiche il gestionale negozio automatizza i processi del punto vendita e contribuisce a migliorare i risultati dell'attività, riducendo i costi di gestione, anche grazie al risparmio di tempo nello svolgimento delle operazioni.
Possiamo dire di avere fatto una panoramica generale, ci sono poi caratteristiche particolari, a seconda dei settori specifici, come per esempio le taglie e i colori per l'abbigliamento, o i lotti e le scadenze per i pet shop, ma già così possiamo dire di avere un buon gestionale negozio.
Un software gestionale vendite è utile per qualsiasi attività?
Qualsiasi punto vendita, se dotato di un buon software gestionale negozio, migliora le performance dell’attività.
Proprio perché un programma gestionale automatizza le procedure di lavoro, velocizzando i tempi di qualsiasi operazione ed eliminando l’errore manuale, anche nella gestione della vendita al dettaglio è un valido alleato.
Ma non è solo questo.
Un buon gestionale negozio permette di controllare minuziosamente tutto quello che succede all’interno del punto vendita, elabora e mette a disposizione dati relativi ad informazioni fondamentali per pianificare, e intervenire in tempo in situazioni che a lungo andare possono diventare nocive per l’attività.
Alcuni esempi:
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Conoscere esattamente l’indice di rotazione di un determinato prodotto in relazione ad un determinato periodo, permette di fare gli acquisti in maniera mirata.
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Sapere quali sono le abitudini di acquisto dei propri clienti, frequenza di acquisto, tipologia di prodotto, prezzo medio di acquisto, facilita la pianificazione degli acquisti e relative vendite.
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Avere chiaro in ogni momento quale è il prezzo ultimo acquisto di un prodotto e qual è il fornitore più conveniente, non solo per prezzo, ma anche per pagamenti, tempi e qualità delle consegne.
E’ abbastanza naturale che per un punto vendita con tante referenze, un’ampia metratura, collaboratori diversi, che ha quindi una certa complessità di gestione, perché le variabili sono molteplici, un gestionale negozio sia indispensabile.
Se il punto vendita non è molto grande ma ha referenze particolari, come per esempio prodotti con scadenza, o lotti minimi di riordino, avrà comunque bisogno di un valido aiuto informatico.
Il punto vendita di 50 mq con poche referenze e solo il titolare, non ha la stessa necessità di informatizzare tutti i processi, ma almeno il punto cassa informatizzato con un minimo di gestione prodotti aiuta indubbiamente a raggiungere un livello qualitativo migliore.
Se i punti vendita sono più di uno sia di proprietà che in franchising la gestione centralizzata è indispensabile.
Scopri la gestione centralizzata dei punti vendita con il gestionale negozio iKYBER.
Vendita software gestionale: come scegliere il fornitore
Nel momento in cui si decide di effettuare l’acquisto, ci sono delle valutazioni molto importanti da fare anche nella scelta del fornitore.
Le modalità per l'acquisto di un software gestionale per negozio sono principalmente 3:
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Acquisto on line in piena autonomia
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Acquisto presso un rivenditore
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Acquisto diretto dalla softwarehouse
Vediamoli uno a uno
Acquisto on line in piena autonomia
Solitamente questa soluzione è la più economica perché non prevede l’impiego di risorse umane da parte del venditore.
È una soluzione che va bene per chi ha una certa dimestichezza con la tecnologia, ha le idee chiare, sa cosa gli serve e come farlo funzionare.
In genere questo tipo di vendita fornisce il supporto via ticket con tempi di risposta garantiti o con chat on-line.
Probabilmente per un gestionale negozio che lavora in cassa, e quindi ha la necessità di risposte immediate in caso di problematiche, questo tipo di assistenza può essere penalizzante.
Acquisto da un rivenditore
Solitamente i laboratori che fanno la verifica periodica dei misuratori fiscali sono anche rivenditori di gestionali per negozio, ma non sono gli unici. Ci sono infatti molte aziende che non producono software, ma sono semplicemente dei rivenditori.
Chi acquista dal rivenditore lo fa principalmente perché è una persona conosciuta, di fiducia e soprattutto è “in zona”, niente di più sbagliato.
Questa scelta infatti deve essere fatta perchè si apprezza il prodotto, ed ha esattamente le caratteristiche idonee alla propria attività.
Quando si sceglie questo canale di acquisto è fondamentale conoscere i termini relativi all'assistenza e alla manutenzione del software:
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Chi fornisce l'assistenza ordinaria
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Chi garantisce l'intervento in caso di malfunzionamenti causati da bug del sistema
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Chi provvede ad eventuali sviluppi di personalizzazioni in caso di necessità
È facile infatti in caso di intermediazione che si creino equivoci sui ruoli e le competenze.
Acquisto diretto dalla softwarehouse
Indubbiamente acquistare direttamente alla fonte ha i suoi vantaggi: conoscenza del prodotto e relativo funzionamento, garanzia di assistenza di alto livello, possibilità di personalizzazioni ad hoc sul software.
In questo canale di acquisto è molto importante accertarsi in modo esplicito se il servizio di assistenza è previsto, in quale modalità, telefono, mail, ticket etc, e gli orari dell’assistenza.
Il fatto che la software house non sia dietro l'angolo non è più una barriera come poteva essere in passato. Infatti, grazie alle tecnologie semplici e avanzate, è come se il personale tecnico fosse direttamente nel punto vendita.
Inoltre la software house spesso propone anche consulenze personalizzate e academy, corsi di formazione gestionale negozio veri e propri, sia in aula che mediante webinar (molto comodi perché si fanno da casa). Questi confronti con personale qualificato hanno un reale valore aggiunto, perché sono dei momenti di approfondimento e aggiornamento su varie tematiche.
Quindi, riepilogando
Nella scelta del canale di acquisto dl gestionale negozio considera il tuo rapporto con la tecnologia informatica e il grado di assistenza di cui necessiti.
Se scarti l'acquisto on-line, scegli un partner esperto che conosca realmente le tue necessità, in questo modo la tua attività ne trarrà sicuramente un reale beneficio.
Gestionale negozio cloud: vantaggio o svantaggio?
Innanzitutto due parole molto semplici per spiegare cosa è il cloud computing, in italiano “nuvola informatica”.
Un software può essere installato direttamente su un computer e quindi si dice residente, oppure su un server in webfarm, di proprietà di una entità esterna che fa questo di mestiere, appunto chiamata webfarm.
Vantaggi di un software gestionale in cloud:
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Essendo l’applicativo residente su un server esterno è accessibile da qualsiasi computer o altro dispositivo che abbia una connessione internet. Ciò significa che qualsiasi operazione può essere fatta da qualsiasi luogo;
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Se il computer per qualsiasi motivo si guasta, nessun dato viene perso, proprio perché tutti i dati sono nel server esterno, e quindi accessibili da qualsiasi altro dispositivo;
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Non ci sono costi di infrastruttura di server interni, manutenzione ordinaria e straordinaria, antivirus, rete etc;
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Tutti i dati sono al sicuro perché custoditi su server di webfarm con personale qualificato;
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Back up dei dati garantito e sempre disponibile;
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Nessun investimento di acquisto in quanto il software viene fornito in modalità canone a consumo.
Svantaggi di un software gestionale in cloud:
E’ indispensabile una buona connessione internet, quindi nel caso specifico del gestionale negozio, l’applicazione di cassa che non può e non deve mai bloccarsi è consigliabile che sia residente sul computer, con salvataggio dei dati in cloud per ulteriore sicurezza.
iKYBER per sfruttare la massimo la tecnologia cloud, garantendo la continuità del lavoro in cassa, anche in caso di mancata connssione, ha realizzato una soluzione mista. In pratica il gestionale negozio è strutturato in 2 parti: l'applicazione di cassa è installata su computer o tablet, mentre il back office che raccoglie, elabora e distribuisce tutti i dati i tempo reale è in cloud.
Quanto costa un software gestionale?
Come tutti i prodotti e i servizi, anche per quanto riguarda il software gestionale per negozio, il prezzo dipende dalla tipologia di applicazione, dalle caratteristiche e dalle prestazioni.
Possiamo dire in linea di massima che i gestionali negozi nella loro quotazione si dividono in 2 categorie:
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Acquisto della licenza
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Utilizzo dell'applicazione in modalità SaaS, ossia a canone mensile
Acquisto della licenza
Solitamente quando si acquista la licenza di un software, si diventa proprietari del diritto di utilizzo per un tempo illimitato.
È la soluzione preferita delle realtà molto piccole, che necessitano di un programma semplice senza impegnarsi con costi ricorsivi.
I prezzi delle licenze variano molto, a seconda appunto del programma e delle sue funzionalità.
Un prezzo medio per le funzioni base della gestione della cassa può aggirarsi intorno ai 350,00 Euro.
Solitamente da questo prezzo rimangono escluse le funzionalità ritenute opzionali, anche se in realtà sempre di più sono essenziali.
Queste possono essere per esempio il modulo gestione delle carte fedeltà, modulo statistiche, gestione lotti e scadenze, modulo documenti e fatturazione.
Solitamente si parla di singola postazione cassa, quindi in caso di più casse in un negozio, c'è una licenza aggiuntiva.
Solitamente viene proposto un canone annuo per la manutenzione e l'assistenza, molto importanti da valutare, soprattutto per il rilascio degli aggiornamenti, sempre più frequenti vista l'evoluzione continua delle esigenze del mercato e dei consumatori.
Gestionale negozio con soluzione a canone mensile
Questa formula molto diffusa nel mercato americano, sta prendendo sempre più piede anche in Italia.
È la soluzione ideale per utilizzare il software senza avere nessun tipo di pensiero: manutenzione ordinaria e straordinaria, server, aggiornamenti e assistenza infatti, vengono generalmente compresi nel canone mensile.
Non si tratta di un acquisto a noleggio con una finanziaria, ma propriamente di un canone a consumo che, a seconda delle politiche aziendali del fornitore, può essere interrotto in qualsiasi momento o con un periodo di preavviso.
I prezzi anche qui variano a seconda del gestionale e delle sue funzionalità e prestazioni. Diciamo che in linea di massima possiamo aggirarci intorno ai 150,00 Euro mensili per punto vendita, anche qui dipende poi dai servizi che si intende includere nel canone.
Abbiamo fatto una panoramica generale sulle valutazioni da fare nella scelta di un gestionale negozio.
Come sempre quando si fa un investimento nella propria azienda la cosa più importante e da cui partire è un'analisi delle proprie esigenze, seguita da una pianificazione dei propri obiettivi e infine la scelta del mezzo che aiuta nella gestione della strategia, perchè il gestionale negozio è proprio lo strumento che aiuta in tutto questo.
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